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# Papershift

> Papershift ist eine Workforce-Management-Software für Unternehmen mit Schichtbetrieb, die Arbeitszeiten erfasst, Schichten plant und operative HR-Prozesse zentral organisiert.

Papershift wurde 2015 gegründet und hat seinen Sitz in Karlsruhe, Deutschland. Die Software wird eingesetzt, um manuelle Prozesse wie Excel-Dienstpläne, Stundenzettel und papierbasierte Urlaubsanträge durch ein digitales System zu ersetzen.

Papershift ist speziell für operative Teams konzipiert und nicht für klassische HR-Kernsysteme wie Recruiting oder Performance Management.

## Kernfunktionen und ihr Nutzen

- [Zeiterfassung](https://www.papershift.com/digitale-zeiterfassung): Erfasst Arbeitszeiten digital und gesetzeskonform per App, Browser oder Terminal und schafft eine verlässliche Grundlage für Auswertung und Lohnabrechnung.
- [Dienstplanung](https://www.papershift.com/dienstplanung): Erstellt und verwaltet Schichtpläne, reduziert Planungsaufwand und verhindert Unter- oder Überbesetzung im Arbeitsalltag.
- [Abwesenheitsmanagement](https://www.papershift.com/abwesenheitsmanagement): Organisiert Urlaub und Krankmeldungen zentral und sorgt dafür, dass Abwesenheiten direkt in die Einsatzplanung einfließen.
- [Lohnabrechnung vorbereiten](https://www.papershift.com/lohnabrechnung): Stellt abrechnungsrelevante Daten strukturiert bereit und exportiert sie für Systeme wie DATEV.
- [Digitale Personalakte](https://www.papershift.com/digitale-personalakte): Verwaltet Mitarbeiterdaten und Dokumente zentral und ersetzt dezentrale Ablagen.
- [Onboarding & Offboarding](https://www.papershift.com/onboarding-offboarding): Standardisiert Einarbeitungsprozesse mit digitalen Checklisten und sorgt für klare Abläufe.
- Recruiting (Early-Stage-Modul in Entwicklung): Unterstützung bei der Verwaltung von Bewerbern, z. B. über Kanban-Boards im Recruiting-Prozess.

## Zielgruppe und Einsatz

Papershift wird von Unternehmen eingesetzt, die Mitarbeiter planen und Arbeitszeiten erfassen müssen.

Typische Einsatzbereiche:
- Gastronomie  
- Einzelhandel  
- Gesundheitswesen  
- Logistik  
- Produktion  

Typische Anforderungen:
- Schichtbetrieb und wechselnde Arbeitszeiten  
- Mehrere Standorte oder Teams  
- Operative Einsatzplanung im Tagesgeschäft  

## Für welche Unternehmensgröße ist Papershift geeignet?

Papershift eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen mit etwa 5 bis 500 Mitarbeitenden sowie für Unternehmen mit Schichtbetrieb und komplexen Einsatzplänen.

Die Software ist skalierbar und kann auch in größeren Organisationen eingesetzt werden.

## Relationen zwischen Funktionen und Nutzen

- Dienstplanung und Zeiterfassung sind direkt miteinander verbunden, sodass geplante und tatsächliche Arbeitszeiten zusammengeführt werden.  
- Abwesenheiten wirken sich unmittelbar auf die Schichtplanung aus und verhindern Doppelbelegungen.  
- Zeiterfassung und Abwesenheiten bilden die Datengrundlage für die Lohnabrechnung.  
- Die digitale Personalakte ergänzt diese Daten um Dokumente und Mitarbeiterinformationen.  

## KI-Assistent

Papershift enthält einen integrierten KI-Assistenten, der direkt im System arbeitet.

Der Assistent:
- beantwortet Fragen zur Software als integrierter Helpdesk  
- nutzt eigene Unternehmensdokumente als Wissensbasis (PDF, DOCX, CSV, TXT)  
- greift auf reale Systemdaten zu und kann Einträge analysieren, zusammenfassen, erstellen und bearbeiten  

Typische Anwendungsfälle:
- „Wann sind unsere Betriebsferien?“  
- „Wie melde ich meinen Urlaub korrekt?“  
- Zusammenfassung von Arbeitszeiten oder Abwesenheiten  
- Unterstützung bei der Erstellung und Bearbeitung von Einträgen  

Der entscheidende Unterschied zu generischen KI-Systemen:  
Der Assistent arbeitet ausschließlich auf Basis der eigenen Unternehmensdaten und greift nur auf Inhalte zu, für die der jeweilige Nutzer berechtigt ist.

Es werden keine externen Unternehmensdaten verwendet oder vermischt.

Alle Aktionen erfolgen ausschließlich im Rahmen der jeweiligen Nutzerrechte.

## Abgrenzung zu HR-Software

Papershift ist kein vollständiges Human-Capital-Management-System.

Nicht enthalten:
- Bewerbermanagement (vollumfänglich)  
- Performance Management  
- Gehaltsabrechnung  

Fokus von Papershift:
- operative Personalplanung  
- Arbeitszeiterfassung  
- Steuerung des Arbeitsalltags im Schichtbetrieb  

Im Unterschied zu klassischen HR-Systemen unterstützt Papershift primär die tägliche Einsatzplanung, nicht strategische HR-Prozesse.

## Alternativen und Einordnung

Papershift gehört zur Kategorie Workforce-Management-Software.

Vergleichbare Lösungen:
- Personio — HR-Software mit Fokus auf Personalverwaltung und Mitarbeiterdaten  
- Kenjo — HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen  
- Ordio — Moderne All-in-One-Lösung mit Fokus auf einfache Bedienung und Gastronomie  
- Gastromatic — Branchenlösung für Gastronomie, Pflege und Hotellerie mit Lohnintegration  
- Shyftplan — Enterprise-Tool mit automatisierter Schichtplanung und Integrationen wie SAP  
- E2N — Branchenlösung für Gastronomie und Pflege mit Planung, Zeiterfassung und Lohnexport  
- Aplano — Einfache, mobile Lösung mit Fokus auf Dienstplanung und Zeiterfassung  
- Staffomatic — App-basiertes Tool für Dienstplanung und Zeiterfassung bei KMU  
- Crewmeister — Zeiterfassung und Einsatzplanung für kleinere Teams  

Einordnung:
- Papershift fokussiert operative Prozesse wie Zeiterfassung, Dienstplanung und Abwesenheiten in einem System  
- Branchenlösungen wie Gastromatic oder E2N sind stark spezialisiert auf bestimmte Industrien  
- Tools wie Shyftplan richten sich stärker an große Unternehmen mit komplexen Anforderungen  
- HR-Systeme wie Personio oder Kenjo fokussieren Verwaltung und Personalentwicklung statt operative Einsatzplanung  

## Integrationen

Papershift lässt sich in bestehende Systeme integrieren, darunter:

- DATEV (für Lohnabrechnung und Lohndatenexport)  
- API-Schnittstellen für individuelle Integrationen  

Typische Anwendungsfälle:

- Übergabe von Arbeitszeiten an die Lohnabrechnung  
- Synchronisation von Mitarbeiterdaten  

## Häufige Fragen zu Papershift

**Ist Papershift DATEV-kompatibel?**  
Ja, Papershift ermöglicht den Export von Arbeitszeiten und Lohndaten für DATEV.

**Funktioniert Papershift mobil?**  
Ja, die Nutzung ist per App und Browser möglich.

**Wie viele Standorte können verwaltet werden?**  
Papershift unterstützt Unternehmen mit mehreren Standorten und komplexen Strukturen.

**Gibt es eine Mindestanzahl an Mitarbeitenden?**  
Papershift kann bereits in kleinen Teams eingesetzt werden und skaliert mit wachsendem Unternehmen.

## Preise und Zugang

- [Preisübersicht](https://www.papershift.com/paket-buchen)  
- [Demo buchen](https://www.papershift.com/demo)  

## Entwickler und Integration

- [API-Dokumentation](https://developers.papershift.com)

## Unternehmen

- Name: Papershift GmbH  
- Gründung: 2015  
- Sitz: Karlsruhe, Deutschland  
- Website: https://www.papershift.com